Planificarea unei întâlniri a primăriei cu privire la o problemă de sănătate nu este practic diferită de planificarea unei primării cu privire la orice altă problemă, cu excepția compoziției audienței și a tipurilor de panelisti care vor vorbi despre eveniment. Cu toate acestea, există multe lucruri care au ca scop planificarea cu succes a unei ședințe de primărie de orice fel. Va trebui să lucrați din greu, să recrutați părți interesate importante și să vă asigurați că v-ați acordat suficient timp pentru a asigura atenția presei și a comunității.
Pași
Partea 1 din 3: Punerea la bază
Pasul 1. Formați un comitet de planificare
Ideea din spatele unui comitet de planificare este puterea în număr. Există puține probleme legate de îngrijirea sănătății care nu preocupă mai multe organizații. Trebuie să identificați alte organizații din cadrul comunității preocupate de problema dvs., să convingeți membrii importanți de beneficiile unei primării și să îi recrutați în comitetul de planificare.
- De exemplu, dacă problema dvs. de îngrijorare a fost alimentația copiilor, unele organizații comunitare preocupate de această problemă ar putea fi școli, medici pediatri, bănci de alimente, biserici, fermieri și îngrijiri de zi.
- Auto-promovarea poate fi un motivator extrem de convingător. Abordați organizațiile vizate dintr-un punct de vedere care să explice modul în care participarea la primărie le-ar putea fi de folos în mod specific.
Pasul 2. Localizează problemele
Este mult mai ușor să vă îngrijorați de o problemă care vă afectează direct. Pentru a face subiectul primăriei dvs. mai imediat și mai convingător, subliniați impactul local al problemei, mai degrabă decât impactul național sau global.
- De exemplu, dacă orașul sau statul dvs. are o rată ridicată de infecție cu HIV sau o rată ridicată de obezitate, ar trebui să subliniați problemele cu care se va confrunta localitatea dvs., mai degrabă decât problemele care vin din diagnosticul HIV sau obezitatea în general.
- Așadar, ați putea spune: „Orașul Philadelphia va trebui să plătească cu 3,5 miliarde de dolari mai mult în costurile asistenței medicale în următorii 15 ani, din cauza ratei noastre ridicate de obezitate”, mai degrabă decât „Obezitatea duce la costuri mai mari de îngrijire a sănătății”.
Pasul 3. Identificați obiectivele
Obiectivele întâlnirii dvs. vor dicta formatul, pe cine invitați și cum îl veți promova. Termenul „primărie” înseamnă doar un tip de întâlnire în care întrebarea deschisă și răspunsul publicului reprezintă cea mai mare parte a ședinței.
Obiectivele întâlnirii dvs. ar putea fi informative, pledoarie pentru o anumită poziție sau pentru a oferi feedback candidaților politici. În timp ce ședințele de candidat politic și advocacy atrag cel mai mult atenția, ele nu sunt neapărat cele mai bune pentru problema dvs. De exemplu, dacă opinia publică este împotriva obiectivelor politice ale organizației dvs., o întâlnire informativă ar putea fi o strategie mai bună pentru schimbarea opiniilor în funcție de nevoile dumneavoastră
Pasul 4. Alegeți un format
Formatul tradițional al unei primării este pentru un panou format din trei până la cinci vorbitori plus un moderator pentru a face scurte prezentări care să detalieze mediile și pozițiile lor. Apoi, un moderator deschide întrebări către public. În timp ce audiența poate pune întrebări unui anumit panelist, moderatorul ar trebui să acționeze ca un facilitator și, dacă consideră că programul ar fi avansat, adresând aceeași întrebare mai multor panouriști, ar trebui. Alte formate ar putea include:
- Un format pur de întrebare și răspuns. Acest lucru poate fi bun pentru forumul unui candidat.
- Un format de întrebare anonim, unde întrebările sunt trimise în avans, iar moderatorul alege ce întrebări să prezinte panelului. Acest format poate fi bun pentru subiecte controversate.
Partea 2 din 3: Îmbinarea întâlnirii
Pasul 1. Alegeți o locație, data și ora
Locația întâlnirii ar trebui să fie într-o locație centralizată, neutră, accesibilă pentru persoanele cu handicap. Bisericile, bibliotecile, clădirile guvernamentale și centrele comunitare sunt toate alegeri bune. Asigurați-vă că nu intră în conflict cu un alt eveniment comunitar popular și țineți-l într-un moment în care mulți oameni vor putea participa - în weekend, sau dacă în timpul săptămânii, seara.
- O regulă bună este să alegeți întotdeauna o locație puțin prea mică. Un loc aglomerat creează impresia de activitate și popularitate, care este întotdeauna mai bună decât alternativa.
- Faceți evenimentul gratuit sau cu costuri nominale, dar încurajați participanții să răspundă la o pagină de Facebook, o adresă de e-mail sau un număr de telefon pentru a apela. Să presupunem că două treimi din „maybes” nu vor apărea.
- Asigurați-vă că aveți o locație de întâlnire alternativă doar în cazul în care locul dvs. programat cade.
Pasul 2. Invitați panelești
Panelistii sunt unul dintre cei mai importanți factori care contribuie la succesul sau eșecul primăriei. Deși este mai bine să aveți notabile pe panoul dvs., aceasta nu este întotdeauna o opțiune. Următorul lucru cel mai bun este de a avea membrii care reprezintă organizații notabile și / sau membri ai panelului cu medii notabile - conferă evenimentului mai multă credibilitate.
- Căutați oficiali aleși, cadre universitare, lideri ai bisericii și ai comunității și furnizori de tratament.
- Acesta este un alt domeniu în care un comitet divers de planificare poate fi util. Cu cât legăturile membrilor comunității de planificare sunt mai extinse, cu atât este mai probabil să reușiți să atingeți un grup divers și interesant de experți.
- Nu ignorați factorul de personalitate atunci când invitați panouriști. Panelistii ar trebui să fie suficient de credibili pentru a atrage oamenii la primărie, dar ar trebui să fie suficient de interesanți încât oamenii să vorbească despre primăria ta la mult timp după ce s-a terminat.
Pasul 3. Recrutează un moderator
Moderatorii sunt un alt factor important în succesul unei primării. Moderatorul trebuie să aibă respectul paneleriștilor și al publicului, împreună cu temperamentul pentru a dezactiva tensiunile și a accelera discuția.
Gândiți-vă la un moderator ca un MC - ar trebui să fie carismatici, dar nu atât de carismatici, încât să umbrească membrii panoului sau să domine discuția. Membrii mass-media, judecătorii și avocații retrași și clerul pot fi buni candidați
Pasul 4. Scurtați pe membrii panoului
Asigurați-vă că membrii panelului știu despre formatul primăriei, ceilalți membri ai panoului, prezența preconizată și subiectele de pe ordinea de zi. Atâta timp cât sunt dispuși, pregătește-i să vorbească cu mass-media ulterior.
Este o idee bună ca membrii dvs. să ajungă cu patruzeci și cinci de minute până la o oră înainte ca să puteți trece peste format și subiecte pentru ultima oară
Pasul 5. Puneți împreună un personal
Anumiți membri ai personalului-cheie sunt necesari pentru a se asigura că ședința se desfășoară fără probleme. Ar trebui să aveți pe cineva care să discute cu mass-media, să așeze oaspeții și să împărtășească materiale precum agendele întâlnirilor către panelisti și invitați.
Toate acestea sunt locuri de muncă excelente pentru voluntari
Pasul 6. Pregătiți materiale avansate
Indiferent de dimensiunea întâlnirii, veți avea nevoie de câteva materiale tipărite pentru a le transmite oaspeților, presa și paneliștilor. Tipul de întâlnire pe care îl desfășurați va dicta tipurile specifice de materiale. De exemplu:
- Dacă organizați o întâlnire informativă, este o idee bună să imprimați broșuri sau broșuri care vor atinge unele informații pe care le veți acoperi în primărie. De exemplu, dacă problema dvs. este HIV în comunitatea dvs., atunci tipăriți un ghid care trece în revistă câteva statistici importante despre impactul HIV local.
- O primărie cu candidați politici sau oficiali ar putea include informații despre pozițiile și partidele candidaților sau oficialilor în legătură cu problema dumneavoastră de sănătate.
Partea 3 din 3: Pregătirea întâlnirii
Pasul 1. Asigurați-vă că apare media
Presa este crucială pentru o primărie de succes. Indiferent dacă primăria este axată pe promovarea problemelor, diseminarea informațiilor sau pe un forum politic, notorietatea acesteia va influența succesul acestor obiective și capacitatea dvs. de a pune împreună primăriile în viitor.
- Va trebui să scrieți comunicate de presă, să identificați reporterii care acoperă povești despre sănătate, afaceri comunitare sau politică și să le contactați la intervale regulate.
- Un comunicat de presă este un document simplu trimis organizațiilor media care explică un eveniment și de ce este demn de remarcat. Comunicatele de presă au de obicei mai puțin de o pagină.
- Știrile sunt despre evenimentele actuale, așa că trebuie să vă asigurați că vă stresați reporterii de ce primăria este un eveniment de acoperit acum și nu mai târziu. De exemplu, obezitatea este întotdeauna o problemă, dar face știri doar atunci când este lansat un studiu care pretinde să arate un alt motiv pentru care este rău.
Pasul 2. Ajungeți la organizații cu aceeași idee
Membrii comitetului dvs. de planificare, membrii de comisie și membri ai organizațiilor conexe care nu fac parte directă din primărie ar trebui cultivați pentru a face publicitate evenimentului.
Nu uitați să utilizați resurse precum campusuri universitare, spitale și agenții guvernamentale. Postați fluturași care publică evenimentul în acele locații. Ele pot fi o modalitate excelentă de a spori participarea
Pasul 3. Apăsați pe rețelele sociale
Nu uitați de rețeaua extinsă de grupuri de emisiuni de pe Facebook și alte puncte de socializare. Nu contactați doar organizațiile de cărămidă și mortar cu oameni aflați pe statul de plată. Postați pe grupuri Facebook, bloguri și panouri de mesaje ale organizațiilor interesate și conexe.
Asigurați-vă că membrii și membrii dvs. promovează, de asemenea, evenimentul pe Twitter, Facebook și Instagram
Pasul 4. Puneți împreună pachete de presă
Un pachet de presă se distinge de un comunicat de presă prin faptul că este un pachet de materiale oferite reporterilor în ziua unui eveniment, mai degrabă decât un motiv pentru a acoperi un eveniment. Ar trebui să includă:
- Comunicatul de presă.
- Biografii ale panelorilor și vorbitorilor.
- Informații despre subiect, inclusiv studii relevante, statistici și povești personale ale persoanelor afectate.
Pasul 5. Așteptați-vă la neașteptat
Uneori, paneliștii nu apar. Uneori protestatarii inundă locul. O furtună de zăpadă ar putea pătrunde în zonă de nicăieri. În calitate de planificator de evenimente, trebuie să vă planificați aceste situații rezervând difuzoare alternative sau programând date alternative.
- În cazul în care primăria dvs. este inundată de protestatari, ar putea fi adecvată o schimbare de format. Dacă formatul original este întrebare și răspuns deschis, primiți în schimb întrebări în avans. Dacă protestatarii sunt afară, invitați-i și schimbați formatul pentru a transmite întrebări.
- Aliniați difuzoare alternative din organizația dvs. sau din organizațiile participante doar în cazul în care un difuzor programat nu apare. Dacă primăria este un forum între candidați politici, subliniați-l fără încetare către mass-media - ceea ce îi va face să-și dorească să fi apărut.
