Modificările procedurilor la locul de muncă produc în general rezultate pozitive, economisind timp și bani companiei sau promovând un mediu de lucru mai pozitiv. Schimbarea este interesantă pentru cei care se adaptează la ea cu ușurință, dar pentru unii angajați schimbarea poate fi necunoscută, supărătoare sau chiar înspăimântătoare. Este posibil să le fie greu să accepte necunoscutul, provocând stres, sau să dezvolte anxietăți cu privire la aderarea la noile politici. În calitate de lider la locul de muncă, trebuie să vă asigurați că orice tranziție se desfășoară cât mai bine posibil. Învățarea modului de introducere și implementare a unor noi proceduri la locul de muncă vă va ajuta angajații să treacă în mod eficient la schimbări, menținând în același timp un moral ridicat la locul de muncă.
Pași
Partea 1 din 3: Proiectarea modificărilor procedurale
Pasul 1. Fiți conștienți de costuri
Dacă implementați o modificare procedurală pentru a economisi bani în următorii câțiva ani, poate părea o alegere clară. Dar dacă această modificare va necesita o instalare costisitoare de echipamente noi, o instruire semnificativă a personalului sau angajarea de noi angajați pentru a prelua noi roluri, poate fi necesar să comparați costurile pentru a vedea dacă acestea depășesc economiile și beneficiile pe termen lung. Discutați cu un contabil despre costurile relative față de economiile pe termen lung pentru a determina dacă compania dvs. își permite să implementeze aceste modificări sau încercați să efectuați o analiză simplă cost-beneficiu.
- O analiză cost-beneficiu compară costurile anticipate cu beneficiile anticipate pentru a determina cel mai bun plan, cel mai eficient din punct de vedere al costurilor.
- Pentru a efectua o analiză simplă cost-beneficiu, împărțiți o foaie de hârtie în două coloane. Enumerați avantajele într-o coloană și costurile în cealaltă coloană. Comparați cele două liste pentru a vedea care curs de acțiune este cel mai benefic și mai rentabil.
Pasul 2. Faceți mai ușor de introdus
Chiar dacă modificările procedurale pe care le introduceți vor schimba radical modul în care funcționează afacerea dvs., este important să faceți aceste modificări ușor de introdus și implementat. Dacă este posibil, încercați să implementați noile modificări în etape sau faze. În acest fel, angajaților dvs. le va fi mai ușor să se adapteze și să se adapteze la noile proceduri.
Dacă este posibil, implementați modificările într-un mod care permite angajaților să se adapteze pas cu pas. Încercați să schimbați noile modificări procedurale pe parcursul a câteva săptămâni sau chiar luni, pentru a permite o adaptare optimă
Pasul 3. Măsurați-i succesul
Schimbările procedurale semnificative ar trebui făcute dintr-un motiv. După ce ați stabilit de ce faceți aceste modificări, este important să găsiți o modalitate de a măsura succesul relativ al modificărilor. Dacă se presupune că modificările vor economisi costuri, atunci puneți la dispoziție o comparație a costurilor pentru a evalua cât de eficiente au fost modificările după câteva luni. Dacă se presupune că modificările vor îmbunătăți satisfacția clienților, atunci luați sondaje și urmăriți numărul de clienți care se întorc, care sunt mulțumiți de modificările pe care le-ați făcut.
Luați în considerare utilizarea unui instrument financiar gratuit sau cu costuri reduse pentru a urmări succesul companiei dvs. înainte și după implementarea modificărilor. Puteți găsi instrumente gratuite online, cum ar fi inDinero sau Corelytics, sau vă puteți abona la un serviciu lunar mai aprofundat de la aceiași furnizori
Pasul 4. Aveți un plan de evadare
Evident, speranța dvs. cu noile schimbări procedurale este că va îmbunătăți lucrurile la locul de muncă. Dar ce faci dacă ajunge să se întâmple contrariul? Orice plan bun pentru modificări procedurale ar trebui să aibă un plan de rezervă sau, dacă toate celelalte eșuează, un plan de evadare pentru a abandona complet modificările.
- Decideți dacă veți reveni implicit la vechile proceduri în cazul în care noile modificări eșuează sau dacă veți implementa un plan de rezervă. Dacă alegeți un plan de rezervă, aveți planuri concrete în loc, pentru orice eventualitate.
- Poate doriți să evitați să le spuneți angajaților că aveți un plan de rezervă sau că puteți reveni la vechile proceduri. Spunându-le aceste lucruri te poate face să pari slab sau ineficient ca lider și poate crește rezistența angajaților la schimbări dacă știu că suficientă opoziție vocală va readuce lucrurile la felul în care erau.
Partea 2 din 3: Menținerea încrederii și controlului
Pasul 1. Transmite-ți viziunea
Dacă credeți că modificările procedurale pe care le faceți vor îmbunătăți compania și / sau locul de muncă, comunicați acest lucru. Spuneți angajaților dvs. cum vă imaginați compania peste un an și stabiliți strategiile (inclusiv aceste modificări procedurale) care vor ajuta compania să ajungă acolo unde credeți că trebuie să fie.
- Împărtășiți-vă viziunea angajaților. Fii clar și concis în descrierea a ceea ce dorești pentru compania ta.
- Înțelegeți angajații.
- Împuterniciți-vă angajații, lăsându-i să-și exprime gândurile, îngrijorările și feedbackul general asupra modificărilor pe care le propuneți. Cu toate acestea, nu pierdeți structura organizatorică a companiei dvs.
- Decideți dacă ar fi cel mai bine să vă comunicați viziunea și să anunțați schimbări în persoană sau prin e-mail. Problemele de urgență sunt cel mai bine transmise personal, iar mesajele scrise / trimise prin e-mail pot fi ușor ignorate.
SFAT DE EXPERT
Lily Zheng, MA
Diversity, Equity & Inclusion Consultant Lily Zheng is a Diversity, Equity, and Inclusion Consultant and Executive Coach who works with organizations around the world to build more inclusive and innovative workplaces for all. Lily is the author of Gender Ambiguity in the Workplace: Transgender and Gender-Diverse Discrimination (2018) and The Ethical Sellout: Maintaining Your Integrity in the Age of Compromise (2019). Lily earned her MA in Sociology from Stanford University.
Lily Zheng, MA
Diversity, Equity & Inclusion Consultant
Help prepare the workforce ahead of time
Leading up to a procedural change in the workplace, share information about why that change is occurring, if you can. That will help reduce some of the anxiety that can occur around change.
Pasul 2. Vindeți schimbarea
Indiferent de modificările procedurale la locul de muncă pe care încercați să le implementați, este posibil să nu fie suficient să le spuneți angajaților dvs. „Așa va fi de acum înainte”. În calitate de lider, este rolul tău de a conduce și asta înseamnă să-ți aduci angajații în spate 100%. După ce ați anunțat modificările, vindeți-le angajaților dvs. Ajutați-i să vadă de ce aceste schimbări sunt bune pentru companie și, în cele din urmă, bune pentru angajați.
- Anunțați lucrătorii dvs. motivația dvs. (sau a companiei) pentru implementarea acestor schimbări. Dacă modificările vor economisi bani, atunci spuneți acest lucru. Dacă vor crea un mediu de lucru mai bun, atunci spuneți tuturor. Indiferent care este motivația, clarificați că avantajele acestor schimbări vor depăși costurile și problemele de implementare.
- Arătați de ce vechiul mod de a face lucrurile era necorespunzător sau ineficient. Având un contrast clar, ar putea fi mai ușor pentru angajați să înțeleagă de ce a fost necesară această schimbare.
Pasul 3. Eliminați orice incertitudine
Unul dintre cele mai mari motive pentru care angajații rezistă schimbării este frica pe care o simt pentru necunoscut. Dacă există vreo incertitudine cu privire la modul în care va funcționa afacerea de zi cu zi sau cu privire la rolurile foarte specifice pe care le veți juca dvs. și angajații dvs. în aceste schimbări, va trebui să eliminați aceste incertitudini. Puteți face acest lucru anticipând întrebările, îndoielile și temerile pe care le pot avea angajații dvs. și ușurându-le înainte de a veni.
- Fiți meticulos în planificarea dvs. despre cum va funcționa afacerea și ce modificări (dacă există) vor apărea în rolurile angajaților dvs. Spuneți-le că rolurile lor nu se vor schimba sau dacă rolurile lor vor fi afectate în vreun fel, atunci fiți clar despre acest lucru de la început.
- Încercați să încadrați modificările procedurale într-un mod în care angajații vor vedea aceste schimbări ca o îmbunătățire a modului lor de lucru. Dacă eliminați îndoielile care înconjoară anunțurile procedurale vagi și reîncadrați aceste schimbări ca o modalitate de a crea un mediu de lucru mai bun sau o ordine mai ușoară a operațiunilor, angajații dvs. vor fi cel mai probabil la bord.
SFAT DE EXPERT
Lily Zheng, MA
Diversity, Equity & Inclusion Consultant Lily Zheng is a Diversity, Equity, and Inclusion Consultant and Executive Coach who works with organizations around the world to build more inclusive and innovative workplaces for all. Lily is the author of Gender Ambiguity in the Workplace: Transgender and Gender-Diverse Discrimination (2018) and The Ethical Sellout: Maintaining Your Integrity in the Age of Compromise (2019). Lily earned her MA in Sociology from Stanford University.
Lily Zheng, MA Consultant în diversitate, echitate și incluziune
Expertul nostru este de acord:
Pe măsură ce modificările procedurale sunt implementate și sunt instituite noi reguli sau orientări, fiți clar cu privire la ce aspecte ale schimbării vor fi negociabile și care au flexibilitatea încorporată în ele. De exemplu, ai putea spune:"
Pasul 4. Timpul corect
Unii experți în afaceri sfătuiesc că momentul unui anunț procedural poate fi cel mai mare factor în angajarea angajaților. Nu există o regulă clară cu privire la momentul corect, deoarece fiecare situație și loc de muncă sunt diferite, dar conștientizarea modului în care modificările afectează angajații dvs. vă poate ajuta să cronometriți mai bine anunțul și implementarea.
- Dacă noile proceduri vor necesita instruire suplimentară, încercați să cronometrați implementarea acestor proceduri într-un mod care să ofere angajaților dvs. timp suficient pentru pregătire. De exemplu, nu anunțați noi proceduri într-o zi de vineri, dacă acestea intră în vigoare în ziua următoare. Acest lucru ar putea necesita angajații să vină în weekend pentru antrenament sau să se lupte pentru a-și da seama lucrurile în ziua în care schimbările vor intra în vigoare.
- Dacă este posibil, anunțați modificările procedurale cu câteva săptămâni înainte ca acestea să aibă loc. Acest lucru va oferi tuturor șansa să citească noile proceduri, să înțeleagă diferența de cele vechi și să învețe cum să facă schimbările necesare.
Partea 3 din 3: Implementarea modificărilor
Pasul 1. Nu vă pierdeți identitatea companiei
Modificările procedurale sunt de obicei bune, dar nu ar trebui să fie atât de radicale încât angajații dvs. să nu mai recunoască compania - cel puțin nu peste noapte. Amintiți-vă că, pe lângă confortul în familiarizați, mulți dintre angajații dvs. pot fi loiali și dedicați companiei pentru imaginea / identitatea sau misiunea sa originală. Este în regulă să schimbați aceste aspecte printr-un plan pe termen lung, dar dacă faceți schimbări radicale pe o perioadă scurtă de timp, vă puteți înstrăina sau alarma angajații cei mai loiali.
Pasul 2. Căutați intrarea
Gradul de satisfacție al angajaților dvs. va fi unul dintre cele mai bune măsurători ale eficienței schimbărilor. Unii angajați vor rezista, bineînțeles, schimbării indiferent de ce se întâmplă, dar altor angajați pot dori direcția generală în timp ce au rezerve cu privire la modul în care aceste schimbări sunt de fapt puse în aplicare.
- O modalitate ușoară de a asigura satisfacția angajaților și de a evalua orice schimbări viitoare care ar putea fi necesare este de a cere angajaților feedback cu privire la modificări. Anunțați-i că, deși este posibil să nu fiți deschiși să inversați modificările, apreciați contribuția și colaborarea angajaților atunci când vine vorba despre modul în care sunt implementate aceste modificări.
- Luați în considerare formarea unei grupuri de lucru sau a unui comitet pentru a solicita feedback cu privire la modul în care sunt implementate modificările și a contribui la modul în care modificările ar putea fi implementate cu mai mult succes.
Pasul 3. Recompensați performanța angajaților
O modalitate de a ajuta angajații la bord cu noi modificări procedurale este de a genera obiective pe termen scurt pentru angajații dvs. și de a recompensa pe cei care îndeplinesc aceste obiective. Poate părea o mișcare nesemnificativă, dar poate contribui la consolidarea sprijinului pentru schimbări și poate insufla o dorință puternică de a pune în aplicare aceste schimbări.
sfaturi
- Aduceți angajații la bord și implicați-vă în schimbările procedurilor cât mai curând posibil.
- Încercați să solicitați ajutor de la angajați cu partea de planificare sau implementare a acestui proces.
- Încurajați flexibilitatea la locul de muncă. Cu cât angajații dvs. se adaptează mai bine la schimbare, cu atât acest proces va fi mai ușor pentru toată lumea.
