Dacă cineva te dezamăgește sau ți se întâmplă ceva dezamăgitor, este complet normal să te simți supărat, frustrat sau de-a dreptul supărat. Dar, de multe ori, cel mai bun răspuns este să fii calm și colectat, astfel încât să îți poți exprima preocupările și dezamăgirea profesional. Exprimarea profesională nu este dificil de făcut dacă vă mențineți capul rece și vă mențineți calmul. Indiferent dacă alegeți să vă comunicați frustrarea prin e-mail, scrisoare sau personal, este vorba despre utilizarea limbajului potrivit și de a vă purta corect.
Pași
Metoda 1 din 3: Trimiterea unui e-mail profesional
Pasul 1. Folosiți e-mailul pentru a exprima dezamăgirea cu privire la o problemă legată de muncă
Dacă sunteți dezamăgit de un coleg sau manager, e-mailul este o modalitate excelentă de a vă exprima dezamăgirea, păstrând totodată o evidență digitală în cazul apariției unor probleme viitoare. De asemenea, puteți trimite un e-mail dacă sunteți refuzat pentru o oportunitate potențială de angajare.
- Un e-mail este, de asemenea, o modalitate bună de a-ți comunica dezamăgirea șefului tău dacă a respins o cerere pentru ceva de genul unei vacanțe sau a unei idei pe care ai sugerat-o.
- Chiar dacă vă poate afecta sentimentele, este întotdeauna o idee bună să trimiteți un e-mail de urmărire după ce ați fost respins pentru un loc de muncă.
Pasul 2. Scrieți un subiect scurt și direct dacă creați un e-mail original
Fii concis și indică clar despre ce e-mail este vorba în subiect. Evitați să folosiți o propoziție lungă sau un limbaj grosolan pentru a vă face e-mailul să pară mai profesionist, astfel încât destinatarul să îl ia mai în serios. Alegeți un subiect care nu depășește 5 cuvinte și introduceți-l în linia subiectului e-mailului.
De exemplu, dacă scrieți un e-mail unui coleg despre un termen ratat, puteți include un subiect care arată ca „Termen de expediere ratat”
Notă:
Dacă răspundeți la un e-mail, cum ar fi un e-mail care vă anunță că ați fost respins pentru un potențial loc de muncă, răspundeți la e-mailul original mai degrabă decât să compuneți unul nou, astfel încât să aveți o înregistrare organizată a corespondenței dvs.
Pasul 3. Porniți-vă e-mailul cu un salut profesional pentru a da tonul
Deschideți e-mailul cu un salut formal, astfel încât să fie clar de la început că e-mailul dvs. este profesional. Alegeți un salut potrivit pentru relația dvs. cu persoana respectivă. De exemplu, dacă sunteți pe o bază de prenume cu un manager numit Matthew Smith, puteți începe adresa dvs. de e-mail de genul „Dragă Matt”.
- Dacă ai o relație foarte deschisă și întâmplătoare cu destinatarul, ai putea spune ceva de genul: „Hei Matt”.
- Dacă scrieți un e-mail către cineva pe care nu l-ați întâlnit niciodată, începeți cu „Cui îi poate interesa”.
- Pentru e-mailurile de grup cu mai mulți destinatari pe care doriți să îi adresați, pur și simplu spuneți „Toate”.
Pasul 4. Adăugați o scurtă plăcere pentru a păstra e-mailul prietenos
După ce salutați destinatarul, faceți din prima linie a e-mailului un scurt schimb sau un schimb plăcut care să arate că sunteți prietenos, dar profesionist. Păstrați-l scurt și nu treceți peste 2 sau 3 rânduri de discuții mici înainte de a ajunge la carnea e-mailului.
- Încercați să începeți cu ceva de genul „Sper că vă merge bine” sau „Sper că acest e-mail vă va găsi bine”.
- Dacă relația dvs. este întâmplătoare cu persoana respectivă, ați putea menționa un detaliu personal, cum ar fi „Sper că v-ați distrat la concert la sfârșitul de săptămână trecut”.
Pasul 5. Declarați-vă clar dezamăgirea în corpul e-mailului
După ce ați pregătit scena pentru e-mailuri cu un salut și o scurtă plăcere, treceți direct la afacerea de a vă exprima dezamăgirea. Spuneți-le clar cum vă simțiți, dar păstrați-vă limbajul formal și evitați să folosiți sarcasm, amenințări sau blasfemii, astfel încât să vă arătați cât mai profesionist posibil. Enumerați toate reclamațiile dvs. și păstrați corpul e-mailului la 1 paragraf, dacă este posibil, astfel încât e-mailul să se concentreze asupra subiectului în cauză.
- De exemplu, dacă ai fi refuzat pentru un potențial loc de muncă, ai putea spune ceva de genul: „Îmi pare rău să aflu că ai decis să mergi într-o altă direcție. Așteptam cu nerăbdare această oportunitate, așa că sunt dezamăgit de decizia de a angaja pe altcineva.”
- Dacă îi scrieți unui coleg sau unui angajat pentru a vă exprima dezamăgirea, ați putea spune ceva de genul: „Mi-a venit în atenție faptul că anumite politici și proceduri nu au fost respectate în mod corespunzător. Politicile există dintr-un motiv, deci este dezamăgitor să aflăm că au fost ignorate”.
Pasul 6. Păstrați limba și tonul respectuos pe tot e-mailul
Folosiți un limbaj formal și respectuos pentru a vă transmite în mod clar dezamăgirea, fără a face destinatarul să simtă că îl atacați personal. Imaginați-vă cum ar fi percepută scrierea dacă ar fi citită de altcineva sau dacă ar fi făcută publică și creați-vă scrisul pentru a fi o reprezentare profesională a dvs.
- Dacă trimiteți prin e-mail unui angajat sau unui manager, este posibil ca e-mailul dvs. să fie distribuit altor persoane, deci este important ca scrisul dvs. să fie respectuos și profesionist.
- De exemplu, în loc să spuneți ceva de genul „Nu înțeleg care este problema dvs. și de ce refuzați să urmați procedura”, spuneți ceva de genul „După cum am discutat anterior, procedurile sunt concepute pentru a menține pe toți la fel pagină, deci ar trebui să fie urmate de toată lumea.”
Pasul 7. Încheiați e-mailul cu o notă pozitivă și un îndemn la acțiune
Încheiați-vă e-mailul, incluzând informații care pot fi acționate, cum ar fi organizarea unei întâlniri sau invitarea destinatarului să vină la dvs. dacă are întrebări. Includeți și câteva note pozitive. Menționați lucruri despre care sunteți fericiți sau lăudați persoana pentru ceva ce a făcut bine, astfel încât să simtă că nu doar îi reprimați, ci să aibă la bază interesele lor.
- De exemplu, i-ai putea spune intervievatorului tău: „Dar, îți sunt recunoscător pentru oportunitatea de a interoga cu compania ta. Vă rog să-mi spuneți dacă se deschide ceva în viitor!”
- Dacă îi scrieți unui angajat sau unui coleg de muncă, încercați ceva de genul: „Știu că ați lucrat din greu la acest lucru, am vrut doar să vă aduc la cunoștință problemele pe care le am, astfel încât să puteți ține cont pentru orice potențiale probleme viitoare.”
Pasul 8. Citiți e-mailul cu voce tare înainte de al trimite pentru a auzi cum sună
Alocați-vă un moment pentru a citi întregul e-mail cu voce tare, astfel încât să puteți auzi tonul scrisului dvs. și să îl corectați pentru orice erori de ortografie sau gramaticale. Dacă găsiți greșeli de scriere, greșeli de ortografie sau limbaj greșit, remediați-le! Dacă tonul dvs. este prea blând sau prea dur, reglați limba astfel încât să fie profesională, dar fermă. Când sunteți mulțumit de aceasta, trimiteți-l persoanei pentru care este destinat.
- Puteți, de asemenea, să vă citiți un prieten sau un coleg de serviciu înainte de a-l trimite pentru a vă asigura că sună bine.
- Erorile de ortografie sau cuvintele care lipsesc pot întrerupe cu adevărat impactul e-mailului dvs., deci luați-vă timp pentru a citi corect scrisul.
Metoda 2 din 3: Scrierea unei scrisori de plângere formală
Pasul 1. Trimiteți o scrisoare unei companii sau dacă nu ați reușit să primiți un răspuns
Dacă sunteți dezamăgit de un produs sau de comportamentul unei companii, scrierea unei scrisori oficiale care detaliază reclamația dvs. este cel mai profesionist mod de a comunica cu acestea. Dacă nu ați reușit să luați legătura cu cineva prin alte mijloace, utilizați o scrisoare formală ca ultimă soluție pentru a vă exprima dezamăgirea și a detalia problemele dvs.
De asemenea, puteți utiliza o scrisoare ca ultimă încercare de a dovedi că ați încercat să contactați pe cineva pentru a discuta problema dvs. cu acesta
Pasul 2. Precizați clar problema dvs. în prima teză
Indiferent de ce sunteți dezamăgiți, lăsați-l clar chiar de pe liliec, introducându-l chiar în prima frază a scrisorii dvs. Fii direct și concis și declară-ți problema sau reclamația în mod clar și profesional pentru a da tonul întregii tale scrisori.
- De exemplu, dacă scrieți unei companii pentru a vă plânge de o politică care v-a afectat, ați putea începe cu „Scriu pentru a-mi exprima frustrarea și dezamăgirea față de politica de returnare a companiei dvs.”.
- Dacă scrieți o scrisoare către cineva la care nu ați putut ajunge, încercați să începeți cu ceva de genul „Scriu această scrisoare în legătură cu eșecul dvs. de a răspunde la întrebările mele despre depozitul meu de securitate după ce nu am putut ajunge prin telefon sau e-mail.”
Pasul 3. Folosiți corpul scrisorii dvs. pentru a adăuga detalii și informații legate de problema dvs
După ce v-ați declarat dezamăgirea și problema, folosiți restul scrisorii pentru a adăuga detalii și informații specifice pentru a vă extinde scrisoarea și a vă explica frustrarea. Menționați orice măsuri pe care le-ați luat pentru a vă rezolva problema, precum și eforturile pe care le-ați făcut pentru a le contacta pentru asistență.
Bacsis:
Dacă ați încercat să le contactați sau au făcut promisiuni pentru a răspunde preocupărilor dvs., menționați datele la care ați încercat să le contactați sau s-au angajat să rezolve problema.
Pasul 4. Evitați limbajul supărat, sarcastic sau amenințător în scrisoarea dvs
De-a lungul scrisorii, păstrați-vă limbajul și tonul formal și profesional. Nu folosiți niciodată limbaj limbaj sau limbaj amenințător și evitați sarcasmul, astfel încât scrierea dvs. să pară cât mai profesională posibil.
- Dacă vreodată trebuie să vă prezentați scrisoarea pentru un dosar în justiție, doriți să vă faceți să arătați cât mai profesionist.
- Blestemarea sau utilizarea unui limbaj violent te va face să pari agresiv și neprofesionist.
Pasul 5. Includeți copii ale oricăror documente relevante pentru reclamația dvs
Dacă aveți poze, contracte sau orice alte documente care susțin sau vă dovedesc revendicările, faceți o copie a acestora și atașați-le la scrisoare. Asigurați-vă că le faceți referire în scrisoarea dvs. pentru a adăuga și mai multă valabilitate la orice afirmații pe care le faceți.
De exemplu, în scrisoarea dvs. ați putea spune ceva de genul: „Am atașat imagini cu aspectul produsului finit, ceea ce, după cum puteți vedea, este departe de a fi satisfăcător”
Pasul 6. Adăugați informațiile de contact după încheiere
Încheiați scrisoarea cu un paragraf care să rezume principalele preocupări și acțiunile pe care doriți să le întreprindeți pentru a le rezolva. Dacă doriți ca persoana sau compania să ia legătura cu dvs. pentru a încerca să remediați problema sau să discutați problema în continuare, asigurați-vă că includeți informațiile dvs. de contact în partea de jos.
- Semnați scrisoarea cu o închidere formală, cum ar fi „Cu adevărat”, „Cu sinceritate” sau „Cu respect”, urmată de numele dvs.
- Oferiți numărul de telefon sau adresa de e-mail pe care doriți să le folosească pentru a vă contacta.
Pasul 7. Trimiteți scrisoarea prin poștă certificată, astfel încât să fie semnată
Utilizați o poștă certificată sau o opțiune de livrare a scrisorilor care solicită destinatarului să semneze pentru a avea dovada că a fost primită. Păstrați chitanța în cazul în care trebuie vreodată să dovediți că le-ați scris o scrisoare sau ați furnizat-o pentru o instanță.
Metoda 3 din 3: Vorbind cu cineva profesional
Pasul 1. Discutați direct cu cineva dacă nu doriți ca acesta să fie înregistrat
Dacă preferați să vă exprimați dezamăgirea fără o urmă de hârtie sau fără a fi îngrijorat de faptul că conversația dvs. va fi examinată mai târziu, este o cale de urmat o conversație față în față. În plus, o conversație directă cu cineva vă permite să evaluați reacțiile și să adăugați o notă mai personală.
- De asemenea, poate fi adesea mult mai rapid să vorbești pur și simplu cu cineva de care ești dezamăgit.
- A vorbi cu cineva îți permite să-ți folosești propriul limbaj corporal și tonul vocii pentru a-ți transmite frustrarea sau dezamăgirea.
Pasul 2. Roagă persoana să se întâlnească cu tine în mod privat pentru a discuta problema
Vorbește cu persoana îndepărtată de alte persoane, astfel încât să poți să te exprimi liber, fără a-l putea jena. Programați o întâlnire sau rugați-i să vă întâlnească undeva, cum ar fi o sală de conferințe, un birou sau chiar o cafenea, astfel încât să fie mai profesionist.
- Apelați-le sau trimiteți-le un e-mail pentru a le întreba ce oră și ce loc este cel mai potrivit pentru ei.
- Dacă vă aflați într-o situație în care nu vă puteți declara dezamăgirea în mod privat, încercați să rămâneți cât de profesionist puteți și țineți calmul.
Bacsis:
Dacă trebuie să vorbești imediat cu ei, spune-le ceva de genul: „Ai un moment rapid? Trebuie sa vorbesc cu tine."
Pasul 3. Porniți conversația mulțumindu-le și întrebându-le cum le merge
Înainte de a începe să-ți exprimi dezamăgirea, ia-ți un moment pentru a mulțumi persoanei pentru că și-a luat timp pentru a se întâlni cu tine și a-i evalua starea de spirit. Întreabă-i cum se descurcă și dacă sunt pregătiți să discute cu tine despre această problemă. Dacă par furioși sau agitați, încercați să-i liniștiți sau așteptați să vorbiți cu ei mai târziu. Dacă par bine, atunci mergeți mai departe și începeți să discutați problema sau problema dvs.
- Pornirea cu piciorul drept va ajuta conversația să meargă lin și profesional.
- De exemplu, ai putea începe prin a spune ceva de genul: „Mulțumesc mult pentru timpul acordat. Nu voi dura prea mult, trebuie doar să discut ceva cu tine.”
Pasul 4. Precizați plângerea dvs. în mod clar și direct
Spuneți persoanei de ce sunteți dezamăgit folosind un limbaj specific și lipsit de emoții. Fiți direct și obiectiv și enumerați toate motivele pentru care sunteți nemulțumiți, dar evitați să le reprimați cu o listă de acțiuni greșite. Folosiți un limbaj calm și profesional pentru a vă transmite sentimentele și pentru a evita să ridicați vocea sau să folosiți blasfemii.
- Strigătele și blestemele te vor face doar să pari agresiv și neprofesionist.
- De exemplu, spuneți-le ce simțiți fără să vă emoționați prea mult. Ai putea spune ceva de genul: „Când faci așa ceva, mă face să simt că nu îți pasă de modul în care mă afectează și, pentru a fi sincer, este dureros și dezamăgitor.
Pasul 5. Întrebați-i dacă au întrebări înainte de a vă încheia întâlnirea
După ce ți-ai exprimat dezamăgirea și ai explicat raționamentul, dă-i persoanei șansa de a vorbi. Întrebați-i dacă au întrebări pentru dvs. sau dacă nu știu clar ce le-ați spus, astfel încât să nu existe confuzii. Apoi, mulțumește-le din nou pentru că s-au întâlnit cu tine înainte de a termina conversația.
Dacă este posibil, oferiți soluții sau îmbunătățiri pentru viitor
sfaturi
- Nu introduceți niciodată un e-mail, nu scrieți o scrisoare sau nu purtați o conversație în timp ce sunteți furios. Respirați câteva respirații pentru a vă calma înainte de a începe, astfel încât să aveți capul limpede.
- Evitați să purtați o conversație cu cineva în fața altor persoane. Așteptați până când vor fi disponibili pentru a vorbi și a se întâlni cu ei în privat.
