În conformitate cu Legea privind securitatea și sănătatea în muncă (OSHA), angajații dvs. au dreptul să vă predea pentru orice număr de încălcări ale siguranței legate de muncă, inclusiv utilizarea materialelor periculoase, protecția împotriva incendiilor sau expunerea la zgomot. Știind cum să răspundeți la o reclamație OSHA și dacă aveți la dispoziție un set de proceduri existente, vă va ajuta compania să rămână în afaceri și să răspundă tuturor nevoilor de reglementare abordate de reclamație.
Pași
Partea 1 din 4: Reacția la apelul telefonic inițial
Pasul 1. Nu intrați în panică
Primirea unei plângeri OSHA va provoca probabil un șoc pentru dvs., dar nu intrați în panică! Tot ce trebuie să faceți este să rămâneți calm și respectuos, să ascultați cu atenție și să urmați instrucțiunile, să faceți modificările necesare și să trimiteți o scrisoare de răspuns care să afișeze acest lucru. De fapt, reclamația dvs. OSHA ar trebui rezolvată în câteva zile.
Pasul 2. Ascultați cu atenție
Când primiți apelul telefonic inițial care vă anunță plângerea OSHA, ascultați foarte atent reprezentantul de pe telefon. Evitați să puneți întrebări! Pur și simplu fii cât se poate de profesionist și notează toate informațiile.
Pasul 3. Abțineți-vă să admiteți sau să explicați ceva
În timp ce sunteți la telefon cu reprezentantul, evitați să admiteți, să negați sau să explicați altceva. Acum nu este momentul pentru asta. Pur și simplu ascultați și luați cât mai multe informații. În timpul acestui apel telefonic, țineți-vă limba.
S-ar putea să spuneți ceva de genul „Nu pot nici să confirm, nici să neg aceste afirmații” sau pur și simplu „Nu este politica companiei noastre să răspundem imediat”
Pasul 4. Exprimă îngrijorare autentică
După ce ați auzit ce are de spus reprezentantul, acordați-vă un moment pentru a vă exprima o îngrijorare profesională autentică. Ilustrați că luați această reclamație foarte în serios.
Puteți să vă exprimați îngrijorarea foarte direct spunând „Eu iau această reclamație foarte în serios. Siguranța angajaților și a locului de muncă este foarte importantă pentru mine”
Pasul 5. Anunță-ți intenția de a te conforma
Explicați că intenționați să revizuiți cu atenție acuzațiile atunci când primiți scrisoarea oficială de plângere și să respectați instrucțiunile enunțate în interior. Indicați clar că veți face tot ce trebuie făcut pentru a rezolva această reclamație și a remedia situația.
Ați putea spune: „Am toată intenția de a examina această chestiune și de a corecta orice probleme cât mai curând posibil”
Pasul 6. Mulțumește reprezentantului OSHA
La sfârșitul apelului dvs. telefonic, asigurați-vă că mulțumiți reprezentantului pentru timpul acordat. Acest lucru ajută la închiderea comunicării pe o notă pozitivă și profesională.
Partea 2 din 4: Răspunsul la scrisoarea de plângere
Pasul 1. Revedeți standardele OSHA citate în scrisoare
Foarte curând după apelul dvs. telefonic, ar trebui să primiți o corespondență fax de la OSHA. Aceasta este scrisoarea dvs. oficială de reclamație. Examinați cu atenție această scrisoare și stabiliți natura reclamației.
Pasul 2. Postați o copie a scrisorii dvs. de reclamație
Conform instrucțiunilor OSHA, trebuie să postați o copie a scrisorii de reclamație pe un panou de informații al companiei, unde toți angajații o pot vedea.
- Citația trebuie să rămână afișată timp de trei zile lucrătoare (fără a include weekend-urile sau sărbătorile) sau până când problema este corectată.
- Acest lucru trebuie făcut chiar dacă contestați citația.
Pasul 3. Semnați și trimiteți prin fax „Certificatul de înregistrare”
„După ce ați postat o copie a acestei scrisori pe care angajații dvs. o pot vedea, semnați„ Certificatul de expediere”inclus și trimiteți-l prin fax la numărul furnizat. Păstrați chitanța de fax ca dovadă.
Pasul 4. Investigați acuzațiile
Priviți fiecare element al reclamației OSHA cât mai detaliat posibil. Chiar dacă sunteți supărat de reclamație sau nu puneți mult stoc în legitimitatea sa, căutați orice domenii care trebuie abordate sau îmbunătățite.
Pasul 5. Setați planul de corecție în mișcare
După ce ați investigat toate problemele potențiale, elaborați un plan pentru a le corecta și puneți imediat planul în mișcare. Înregistrați orice schimbări importante prin fotografii, chitanțe sau alte documente.
Partea 3 din 4: Redactarea scrisorii de răspuns
Pasul 1. Acționează rapid
Ar trebui să vă redactați scrisoarea de răspuns în cel mult trei zile de la primirea scrisorii de reclamație. După primirea reclamației, aveți la dispoziție doar cinci zile pentru a aborda complet situația și a trimite un răspuns, deci nu pierdeți timpul.
Pasul 2. Folosiți un format clar
Uită-te cu atenție la modul în care este formatată scrisoarea de reclamație, notează formularea utilizată și fii atent la ton. Veți dori să potriviți atât formatul, cât și tonul scrisorii pe care ați primit-o.
- Adresați-vă scrisoarea reflectând informațiile din scrisoarea de reclamație pe care ați primit-o (inclusiv numele reprezentantului care a semnat scrisoarea de reclamație).
- Includeți numărul dvs. oficial de reclamație în linia de subiect.
- Potriviți salutarea scrisorii dvs. cu cea utilizată în scrisoarea de reclamație.
- Indicați-vă intențiile cu scrisoarea (de exemplu, pentru a aborda acuzațiile și a vă prezenta concluziile) în introducere.
Pasul 3. Limitați-vă la fapte
În restul scrisorii dvs., spuneți faptele cât mai simplu și clar posibil. Acesta nu este locul în care să vorbești rău despre un angajat, să încerci să respingi acuzațiile sau să încerci să dai vina pe ceilalți. Reclamația dvs. va fi soluționată cel mai rapid dacă pur și simplu abordați taxele și explicați ce ați făcut pentru a remedia situația.
De exemplu, ați putea spune: „Pe 5 noiembrie, am primit reclamația OSHA numărul 2845. În următoarele două zile, am investigat citatele 1-3 și am stabilit acțiuni corective. Pe 7 noiembrie, am rectificat citația 1 (utilizare necorespunzătoare) a hotei de fum) prin înlocuirea echipamentului (a se vedea chitanța și fotografia anexate)."
Pasul 4. Furnizați documentație
Trimiteți scrisoarea împreună cu orice alte documente suplimentare care vă vor ajuta să vă închideți cazul. Aceasta poate include ordine de cumpărare, chitanțe, rezultate de monitorizare, informații de contact ale furnizorului / contractorului, fotografii sau orice alt document care verifică modificările pe care le-ați făcut.
Pasul 5. Trimiteți scrisoarea
Aranjați ca scrisoarea să fie trimisă prin poștă certificată (cu o cerere de semnare a chitanței) sau prin curierat privat. Nu uitați de termenul limită de cinci zile!
Pasul 6. Apelați și urmăriți
Dacă nu ați auzit nimic despre reclamația dvs. până la sfârșitul celor trei zile lucrătoare de la data anticipată de primire, sunați și urmăriți. Aveți gata numărul de caz și solicitați un raport de stare.
Pasul 7. Pregătiți-vă pentru o inspecție
Este posibil ca un inspector OSHA să se prezinte fără avertisment la unitatea dumneavoastră. Fiți amabili, profesioniști și amabili și răspundeți numai la întrebări specifice adresate de inspector.
Pasul 8. Plătiți orice penalități
În funcție de natura și severitatea reclamației, vi se poate cere să plătiți o penalizare. Această penalizare trebuie plătită în termen de 15 zile lucrătoare de la primirea citării prin trimiterea unui cec direct la OSHA. Până la primirea plății dvs., cazul dvs. nu va fi soluționat.
Partea 4 din 4: Contestarea unei plângeri OSHA
Pasul 1. Solicitați o conferință informală
Dacă aveți în vedere să vă contestați reclamația, vă recomandăm să sunați și să solicitați o conferință informală cu un reprezentant OSHA local. În timpul acestei conferințe, veți putea să înțelegeți mai bine natura încălcării dvs., să discutați despre metodele de corectare, să discutați opțiunile de soluționare și, eventual, să rezolvați citațiile și sancțiunile disputate.
Acest lucru se poate face și dacă intenția dvs. este să vă conformați pe deplin sau dacă nu sunteți sigur ce curs să urmați
Pasul 2. Elaborați și trimiteți o „Notificare de intenție de concurs
”Dacă ați concluzionat că orice element al reclamației este nefondat sau dacă nu sunteți de acord cu taxa atribuită sau cu data reducerii, trebuie să depuneți o Notificare oficială de intenție de contestare în termen de 15 zile lucrătoare de la primirea citației dvs. Scrisoarea dvs. trebuie să precizeze exact ceea ce este contestat - citația, o parte din citație, valoarea taxei sau data de reducere - cât mai clar posibil. Apoi trimiteți această notificare prin poștă certificată.
De exemplu, ați putea spune: „Aș dori să contest citația și penalizarea propuse pentru articolele 2 și 3 din citația emisă pe 5 noiembrie 2015”
Pasul 3. Așteptați ca OSHRC să programeze o audiere
De îndată ce notificarea de intenție de concurs este primită, cazul dvs. va fi în mod oficial în litigiu. Datele dvs. de reducere și taxă vor fi suspendate până la luarea unei decizii, iar cazul dvs. va fi transmis OSHRC. OSHRC este o agenție independentă separată de Departamentul Muncii. OSHRC va programa o audiere pentru cazul dumneavoastră.
Pasul 4. Participă la audiere
Odată stabilită data audierii, veți dori să începeți pregătirea audierii și să vă asigurați că puteți participa. Poate doriți să obțineți un consiliu juridic, care vă va ajuta să vă prezentați cazul. Atât angajatorii, cât și angajații sunt eligibili să participe la această audiere.
Pasul 5. Alegeți să acceptați sau să contestați decizia
La această audiere se va lua o decizie, fie menținerea citării inițiale și a taxelor, modificarea acestora pentru a contesta contestația dvs. specifică, fie respingerea acestora. Oricare dintre părți are atunci posibilitatea de a accepta decizia sau de a depune un recurs pentru o investigație ulterioară de către OSHRC. Dacă cazul nu este încă soluționat, acesta va trece la Curtea Federală de Circuit.
sfaturi
- Respectați drepturile angajaților dvs. de a depune o reclamație OSHA. Secțiunea 11 (c) din Legea privind securitatea și sănătatea în muncă interzice oricărei companii să dea drumul unui angajat sau să riposteze împotriva acestuia din cauza fluierului sau a depunerii unei plângeri OSHA.
- Nu puneți întrebări și nu vă scuzați atunci când aveți de-a face cu OSHA. În schimb, fii direct și concis cu comunicarea cu ei și tratează doar reclamația la îndemână.
- Dacă un agent de anchetă OSHA se prezintă la afacerea dvs., nu vi se cere să-i lăsați să intre până când tot personalul de conducere nu se află la fața locului. Informați toți recepționerii și agenții de securitate cu privire la acest fapt.
- Dacă această problemă nu este rezolvată rapid, poate doriți să obțineți consilier juridic.
