Fișierele personale pot deveni ușor și rapid neorganizate. Cu cât fișierele dvs. devin mai neorganizate, cu atât va fi mai greu să le regăsiți în viitor. Pentru a vă face fișierele personale mai ușor de găsit și depărtat, veți dori să vă petreceți puțin timp și să le organizați corect. Sistemul exact pe care îl utilizați va depinde de dvs. Cu toate acestea, există câteva metode de bază de organizare a fișierelor personale pe care le puteți utiliza pentru a vă ajuta să vă ordonați fișierele.
Pași
Partea 1 din 4: Utilizarea metodelor de organizare de bază
Pasul 1. Păstrați-l simplu
Scopul creării unui sistem de înregistrare este să vă ușurați lucrurile. Veți dori să evitați ca sistemul dvs. să fie prea complicat sau confuz. Păstrarea sistemului dvs. cât mai simplă vă poate ajuta să înregistrați sau să recuperați cu ușurință orice documente ar putea avea nevoie pentru a lucra.
- Depuneți doar ceea ce aveți nevoie. Stocarea prea multă poate face ca sistemul dvs. să fie dificil și greu de utilizat.
- Evitați complexitatea inutilă a sistemului de fișiere.
- Aruncați fișierele de care sunteți sigur că nu mai aveți nevoie.
Pasul 2. Folosiți cantitatea corectă de adâncime din sistemul dvs
Ar putea fi tentant să creați o mulțime de categorii și subcategorii diferite pentru ca fișierele dvs. să se încadreze. Cu toate acestea, este o idee bună să creați doar categorii la nivel larg și să utilizați doar câte aveți absolut nevoie. Crearea a prea multe categorii poate avea ca rezultat un sistem de fișier greșit și ineficient. Asigurați-vă că creați cantitatea corectă de adâncime organizațională în sistemul dvs. pentru a menține funcționarea lină.
- Evitați să creați subcategorii prea detaliate pentru sistemul dvs. De exemplu, „Chitanțe, alimente, pâine” ar fi mult prea detaliat pentru a fi util.
- Pur și simplu să aveți o categorie pentru încasări lunare sau săptămânale ar putea fi mai potrivit pentru sistemul dvs. de înregistrare.
- A avea o secțiune pentru clienți și apoi a le aranja în ordine alfabetică este un exemplu de nivel eficient de profunzime.
Pasul 3. Faceți fișierele ușor de găsit
Sistemul dvs. de înregistrare va beneficia foarte mult de a avea indicii vizuale evidente care vă permit să știți exact unde este stocat ceva. Facerea evidentă a secțiunilor sistemului de fișiere vă va ajuta să localizați rapid un element sau un fișier. Rețineți câteva dintre aceste sfaturi atunci când faceți fișierele să iasă în evidență:
- Utilizați foldere colorate pentru a indica anumite categorii sau secțiuni.
- Încercați să păstrați o listă la îndemână cu culorile și categoriile pe care le-ați atribuit.
- Folosiți un producător de etichete pentru a eticheta în mod clar fișierele.
- Țineți evidența tăierii dosarelor. Încercați să utilizați o singură tăiere de dosar pentru fiecare categorie sau secțiune.
Pasul 4. Gândiți-vă la tipurile de containere de fișiere de care aveți nevoie
Înainte de a vă putea organiza fișierele, va trebui să găsiți ceva pentru a le pune. Exact ce tip de containere de fișiere utilizați va depinde de cantitatea de fișiere pe care trebuie să le stocați, de cât de importante sunt acestea, de dimensiunile documentelor și de frecvența cu care trebuie să le accesați. Aruncați o privire la câteva dintre aceste sfaturi pentru a vă face o idee despre containerele de fișiere care ar putea fi potrivite pentru dvs.:
- Dacă trebuie să stocați documente foarte importante, luați în considerare achiziționarea unui container de depozitare rezistent la foc.
- Găsirea sigiliului Underwriters Laboratory pe un container poate indica faptul că containerul vă va proteja fișierele timp de aproximativ o oră într-un incendiu cu temperaturi de 1700 grade Fahrenheit.
- Pentru fișierele obișnuite, vă recomandăm să achiziționați un dulap de bază. Pentru fișierele sensibile sau confidențiale, luați în considerare achiziționarea unui dulap mai sigur sau a unui seif.
- Veți dori să vă asigurați că containerul dvs. de înregistrare are suficient spațiu pentru a păstra toate fișierele dvs.
- Dacă aveți documente de dimensiuni neobișnuite, verificați dacă acestea se vor putea încadra în containerul dvs. de depozitare. De exemplu, documentele de dimensiuni legale pot afecta dimensiunea dosarului necesar, precum și dimensiunile de stocare.
Partea 2 din 4: Organizarea documentelor dvs
Pasul 1. Strângeți toate documentele
Înainte de a începe să vă organizați documentele, veți dori să vă asigurați că aveți toate documentele în față. Nu vă faceți griji cu privire la modul în care fișierele dvs. sunt organizate sau aranjate încă. Deocamdată, strângeți toate documentele despre care credeți că trebuie stocate și pregătiți-vă să le sortați.
- Scoateți documente mai vechi pe care le-ați sortat deja. Poate doriți să le rearanjați pentru a se potrivi cu noul sistem pe care îl creați.
- Asigurați-vă că aveți toate documentele recente colectate și gata pentru a fi sortate.
Pasul 2. Sortați fișierele în elemente active și arhivați
Când vă organizați fișierele, poate fi util să le formați în două categorii principale: fișiere active cu care trebuie să lucrați și fișiere de arhivă pe care trebuie să le stocați. Acest lucru vă va ajuta să accesați fișierele pe care le utilizați mai des și să stocați cu grijă fișierele la care nu veți avea nevoie de acces imediat.
- Fișierele active sunt documente pe care încă trebuie să le adresați, să le consultați sau să le accesați în mod frecvent.
- Fișierele de arhivă sunt documente de care nu veți avea nevoie în viitorul apropiat, dar totuși trebuie să le salvați.
Pasul 3. Creați și etichetați categoriile potrivite pentru sistemul dvs
După ce ați reunit fișierele într-un singur loc, puteți face un inventar rapid al acestora. În timp ce vă examinați fișierele, luați notă de categoriile generale în care s-ar putea potrivi. Scrieți aceste categorii pentru a crea sistemul organizațional de bază pe care îl veți utiliza pentru fișierele dvs. Aruncați o privire la unele dintre aceste categorii obișnuite pentru a vă face o idee despre cele pe care ați putea dori să le utilizați:
- Înregistrări juridice cu subcategorii precum certificate de naștere, certificate de deces sau acte de căsătorie.
- Documente financiare care acoperă rezumatele dvs. financiare anterioare, informații despre cardul de credit, rapoarte de credit sau rezumate financiare anuale.
- Înregistrări ale proprietății.
- Documente personale precum diplome, dosare de muncă, dosare de sănătate și polițe de asigurare.
Pasul 4. Depuneți documentele de stocare pe termen lung
Introduceți documentele pe care le-ați etichetat ca fișiere de arhivă în containerul de stocare pe termen lung. Aceste fișiere nu vor fi accesate des, deci asigurați-vă că sunt plasate în categoriile lor corespunzătoare în sistemul de fișiere pentru regăsire ulterioară. Fișierele de arhivă vor constitui probabil majoritatea documentelor dvs. arhivate și organizate.
- Stocarea pe termen lung poate fi împărțită în alte două categorii: fișiere permanente și fișiere „moarte”.
- Fișierele permanente pot include documente educaționale, documente de angajare sau alte documente importante la care este posibil să aveți nevoie.
- Fișierele „moarte” sunt documente la care este posibil să nu aveți nevoie să accesați din nou. Vechile înregistrări fiscale se pot încadra în această categorie. Amintiți-vă, totuși, că declarațiile fiscale ar trebui păstrate timp de șapte ani.
Pasul 5. Puneți documentele dvs. actuale în secțiunea dvs. de documente active
Documentele pe care le veți folosi des sau pe care încă trebuie să le revizuiți vor trebui să fie plasate în secțiunea dvs. de documente active. Această secțiune din sistemul dvs. de înregistrare vă va permite să accesați rapid documente care nu sunt chiar pregătite pentru arhivare. Următoarele sunt cele mai frecvente patru categorii de documente active pe care le-ați putea lua în considerare:
- Documente care mai au nevoie de atenția ta.
- Documente pe care trebuie să le citiți sau să le examinați în continuare.
- Facturi pe care tot trebuie să le plătiți.
- Documente care sunt gata să se mute în stocarea pe termen lung.
Partea 3 din 4: Organizarea fișierelor electronice
Pasul 1. Începeți cu categorii largi, apoi deveniți mai specific
La fel ca în cazul fișierelor dvs. fizice, veți dori să începeți cu cele mai largi categorii în care se încadrează fișierele dvs. De exemplu, dacă sunteți un antreprenor independent, vă recomandăm să vă organizați fișierele în funcție de angajator. Adică, creați un dosar pentru fiecare dintre ele. Apoi, ar trebui să împărțiți fișierele în fiecare categorie largă în altele mai mici. Aceasta înseamnă că dosarele angajatorului dvs. ar putea fi împărțite în mai multe dosare diferite, care conțin informații despre fiecare proiect împreună cu angajatorul respectiv.
- Luați în considerare menținerea consecvenței în cadrul fiecărei categorii largi. Acest lucru va face fișierele mai ușor de găsit. De exemplu, ați putea avea subfolderul pentru fiecare proiect care să conțină fișiere precum „documente de proiect”, „facturare” și „comunicații”.
- De asemenea, puteți organiza foldere în funcție de an, dacă acest lucru pare mai ușor sau mai relevant pentru fișierele dvs.
Pasul 2. Scanați sau descărcați fișiere pe care nu le aveți deja electronic
Poate fi benefic să aveți toate fișierele salvate electronic într-un singur loc. În ciuda timpului necesar, ar trebui să încercați să scanați cât mai multe documente fizice, astfel încât să poată fi salvate electronic și să fie copiate. În plus, asigurați-vă că descărcați orice fișiere păstrate online în alte locuri, doar în cazul în care site-ul web de găzduire devine inaccesibil atunci când aveți nevoie din nou de fișiere. Organizați aceste fișiere la fel ca oricare altele.
Pasul 3. Dați fișierelor dvs. nume specifice
Numele fișierelor ar trebui să fie ușor de înțeles și unice. Adică, ar trebui să vă puteți uita la numele fișierelor și să știți imediat ce conține acestea. Încercați să includeți o dată, un semnificator al folderelor care vor conține fișierul și un descriptor individual. De exemplu, un fișier de facturare creat în iunie 2016 pentru clientul dvs. X Corp ar putea fi numit „0616_XCorp_Invoice_2”. Acest lucru vă va permite să știți exact ce conține fișierul fără a lua timp pentru a-l deschide.
Indiferent de sistemul pe care îl utilizați pentru a vă denumi fișierele, asigurați-vă că faceți acest lucru în mod consecvent. După ce ați ales un sistem, rămâneți cu el; va fi greu să vă întoarceți și să redenumiți toate fișierele mai târziu
Pasul 4. Faceți backup în mod regulat al fișierelor
Principalul pericol al păstrării fișierelor electronice constă în faptul că informațiile dvs. sunt susceptibile de pierdere în urma unui accident de computer. Pregătiți-vă pentru acest lucru, făcând în mod regulat copii de siguranță ale fișierelor pe un serviciu de backup online, CD-uri sau pe un hard disk extern. Asigurați-vă că etichetați aceste dispozitive de stocare la fel de clar pe cât ați etichetat fișierele dvs. Dacă aveți o unitate externă sau CD-uri, luați în considerare păstrarea lor într-un loc sigur, departe de reședința principală, pentru a evita pierderea totală din cauza unui incendiu sau a unui dezastru natural.
Partea 4 din 4: Menținerea sistemului dvs. de depunere
Pasul 1. Țineți pasul cu sistemul dvs
După ce ați creat sistemul de umplere, veți dori să îl utilizați în continuare așa cum ați intenționat. A ajunge prea departe, a ignora elementele care trebuie depuse sau a depune în mod necorespunzător articole poate anula munca grea pe care ați depus-o. Asigurați-vă că țineți pasul cu sistemul de înregistrare pentru a continua să funcționeze pentru dvs.
- Ocazional, căutarea de fișiere care nu sunt la locul lor vă poate ajuta să vă mențineți sistemul în ordine.
- Nu neglijați depozitarea documentelor active în stocarea documentelor de arhivă.
Pasul 2. Eliminați fișierele vechi
Unele fișiere sunt necesare pentru a fi stocate pentru o perioadă lungă de timp. Cu toate acestea, sistemul dvs. de înregistrare va avea dimensiuni finite și vă va cere să eliminați în mod regulat fișierele care nu mai sunt necesare. Îndepărtarea regulată a sistemului dvs. de fișiere va ajuta la menținerea sistemului în ordine și funcționarea corectă.
- Multe documente financiare vechi vor trebui stocate ani de zile.
- Este posibil să fie necesară stocarea bugetelor vechi, a situațiilor financiare sau a politicilor anuale doar pentru un an.
- Eliminarea fișierelor vechi va crea spațiu pentru documentele primite.
- A scăpa de fișierele care nu sunt necesare va facilita găsirea documentelor de care aveți nevoie.
- Același lucru este valabil și pentru fișierele electronice. Ștergeți orice document duplicat, învechit sau inutil din proiectele anterioare.
Pasul 3. Arhivează fișiere electronice vechi
Fișierele vechi care sunt încă relevante sau care pot fi trimise într-o zi pot fi arhivate. Aceasta înseamnă stocarea lor departe de sistemul dvs. standard de înregistrare, dar menținerea lor organizată și accesibilă. Luați în considerare crearea unei categorii suplimentare suplimentare pentru fișierele arhivate. Mutați fișierele neutilizate în acest folder cu formatarea subfolderului lor intactă. Dacă doriți să păstrați fișierele arhivate departe de ecranul fișierului, încercați să plasați un „z” în fața numelui fișierului, astfel încât acesta să ajungă în partea de jos a ordinii fișierelor alfabetice. De exemplu, l-ați putea numi „z_archive” sau ceva similar.
Pasul 4. Simplificați sistemul de fișiere
Îți poți ordona fișierele și să le păstrezi așa poate fi de ajutor când vine vorba de organizarea ta personală. Cu toate acestea, va exista întotdeauna spațiu de îmbunătățire în sistemul dvs. de înregistrare. Pe măsură ce continuați să lucrați cu sistemul dvs. de înregistrare, fiți atenți la orice îmbunătățiri pe care le puteți face pentru a-l face și mai eficient.
- Poate doriți să scăpați de categorii pe care nu pareți să le utilizați.
- Categoriile care par a fi excesiv de utilizate pot fi împărțite în categorii mai mici.
