Știm cu toții că este organizat la locul de muncă este important, dar este o luptă continuă pentru mulți oameni. Credeți sau nu, a rămâne organizat nu este atât de descurajant pe cât pare. Câteva remedieri rapide și câteva soluții în curs facilitează acest lucru decât ați fi crezut vreodată.
Pași
Metoda 1 din 4: Gestionarea spațiului și a timpului
Pasul 1. Monitorizează-ți activitățile
Petreceți câteva zile ținând un jurnal sau un jurnal al activităților dvs. zilnice. Acest lucru vă va ajuta să vedeți exact ceea ce faceți pe care s-ar putea să nu le realizați și vă va oferi o primă privire asupra lacunelor organizaționale și de productivitate. Acest exercițiu ar trebui să se facă, de asemenea, având în vedere obiectivele dvs. de ansamblu. Prin intermediul jurnalului de activități, puteți vedea ce activități ar putea pierde timpul și ce activități ar putea să vă promoveze obiectivele.
Pasul 2. Determinați-vă timpii de productivitate
Unii dintre noi suntem oameni de dimineață, iar alții dintre noi se înfundă la ideea dimineților. S-ar putea să aveți deja o idee asupra momentelor din zi în care sunteți cel mai productiv. Indiferent dacă preferați seara, dimineața, prânzul sau chiar înainte sau după orele de vârf ale zilei de lucru, profitați de acele ore pentru a vă maximiza productivitatea.
Pasul 3. Prioritizează-ți sarcinile
Știm cu toții că unele sarcini sunt mai importante decât altele, dar nu întotdeauna le acordăm prioritate în consecință. Deci, dezvoltați un sistem de clasare marcând sau marcând sarcini importante, de exemplu, și fiți cinstiți și flexibili. Folosiți memento-uri, fie printr-un calendar digital, fie prin note lipicioase de pe computer sau birou. Dedicați mai mult timp și energie articolelor prioritare de pe listă. Exemplele includ sarcini sensibile la timp, cum ar fi lucrurile care urmează până la sfârșitul activității sau mâine. De asemenea, s-ar putea să acordați prioritate răspunsului clienților, șefilor sau oricui altcineva care plătește facturile. Și dacă nu sunteți sigur de sensibilitatea sau importanța unei sarcini, este întotdeauna bine să întrebați.
Pasul 4. Elimină imediat sarcinile rapide
Nu toate sarcinile trebuie să fie prioritizate și programate pentru o perioadă de finalizare viitoare. Unele sarcini necesită aproape la fel de mult timp pentru planificare sau programare pe cât le trebuie pentru a le îndeplini. Dacă acesta este cazul și puteți elimina acele sarcini imediat, faceți-o cu siguranță! Gestionarea imediată a sarcinilor rapide ajută și la prevenirea amânării.
Pasul 5. Gestionați dezordinea și materialele de lucru
Birourile noastre merg cu ușurință de la site-uri aglomerate la tornade, ceea ce îngreunează în mod evident organizarea. Unii oameni operează chiar și după o politică de birou curat. Deși acest lucru nu este absolut necesar, luați măsuri pentru a vă goli spațiul de lucru.
- Declutter. Aruncați-vă gunoiul în gunoi și înregistrați sistematic materialele necesare. Eliminați dezordinea ori de câte ori este posibil: în timpul pauzelor din ziua de lucru, pauzele sau între sarcini.
- Curăță imediat după tine. În felul acesta este în mintea ta. În plus, evitați agitația inevitabilă ca dezordinea actuală să devină parte a dezordinii viitoare.
- Păstrați la îndemână consumabilele necesare. Bineînțeles că nu tot ce te înconjoară este dezordine. Având la dispoziție instrumentele necesare, economisești timp și folosești bine spațiul tău prețios.
Pasul 6. Programați activitățile și programările
Unii oameni programează doar întâlniri, dar nu activități pe lista lor de sarcini. Programarea celor mai importante sarcini, precum și a programărilor poate fi utilă. De asemenea, s-ar putea să vă „împărțiți” zilele având întâlniri doar marți și joi, de exemplu. Păstrați câteva găuri și în programul dvs. pentru timp creativ pentru dvs. sau pentru a găzdui neașteptatul.
- Folosiți un organizator și un calendar. Aceștia pot fi organizatori cu stilou sau hârtie sau pot fi calendare bazate pe software și aplicații pentru asistent personal, cum ar fi iCalendar sau Google Now.
- Clasificați activitățile dvs. Activitățile de clasificare sau codificare a culorilor vă pot oferi un memento vizual rapid despre ceea ce este important unde. De exemplu, categoriile pot include corespondență, proiecte, evenimente, întâlniri, brainstorming-uri și chiar pauze sau exerciții fizice și timp de gimnastică.
- Simplificați-vă tehnologia. Organizatorii online și platformele de e-mail, cum ar fi Outlook, de exemplu, vă pot combina listele de sarcini, calendare și adrese. Acest lucru nu numai că vă crește eficiența, ci vă ajută să vă simplificați gândirea.
- Delegați ori de câte ori este posibil. În nebunia zilei de lucru, este ușor să uiți că nu trebuie să faci totul singur. Delegați la un asistent sau, dacă sunteți înghițit în mod deosebit, rugați-l pe un coleg să vă facă un lucru solid și să vă ajute cu o anumită sarcină. Le puteți rambursa întotdeauna mai târziu, atunci când lucrurile încetinesc.
Metoda 2 din 4: abordarea sistematică a e-mailurilor
Pasul 1. Verificați e-mailul la orele programate
Nu toți trebuie să fim lipiți de căsuța de e-mail, deoarece multe mesaje nu sunt de fapt atât de sensibile la timp pe cât ne-am putea gândi. Dacă lucrați într-un loc de muncă care nu necesită urmărirea imediată a e-mailurilor, verificați-vă e-mailul la orele programate doar de aproximativ trei până la patru ori pe zi.
Pasul 2. Înregistrați e-mailurile
Utilizați dosarele și steagurile de înregistrare în avantajul dvs. în loc să lăsați mesajele să se acumuleze în căsuța de e-mail. Dosarele și subdirectoarele din Outlook, de exemplu, sau etichetele Gmail și mai multe căsuțe de intrare pot fi un activ. Dacă sunteți jurnalist, de exemplu, dosarele dvs. s-ar putea numi Povestiri curente, Povestiri viitoare, Povestiri vechi, Interviuri și surse și Tonalități și idei.
Ștergeți și arhivați. Arhivează corespondența veche importantă și șterge restul. În exemplul de mai sus, „Povestiri vechi” este dosarul de arhivă al jurnalistului. După ce începeți să ștergeți e-mailurile vechi, veți fi surprins de câte e-mailuri sunt mai demne de coșul de gunoi decât dulapul de înregistrare. Unii oameni jură, de asemenea, „căsuța de e-mail zero”, ceea ce înseamnă că nu aveți zero e-mailuri necitite (sau zero e-mailuri în căsuța de e-mail, punct). În plus față de utilizarea folderelor și etichetelor, puteți realiza căsuța de e-mail zero utilizând funcția de arhivare, ștergând e-mailurile vechi în timpul perioadelor de nefuncționare și utilizând aplicații de declasare a e-mailurilor
Pasul 3. Folosiți alte forme de comunicare atunci când este mai eficient
Uneori, un apel telefonic rapid poate face munca a 10 e-mailuri înainte și înapoi. Dacă da, faceți apelul! Dacă știți că un schimb de e-mail merită o discuție sau va implica un mers înainte și înapoi considerabil, uneori este mai bine să aveți un telefon. Veți obține adesea mai multe detalii la telefon, în timp ce dvs. și cealaltă parte la discuție evitați să redactați e-mailuri lungi și consumatoare de timp. S-ar putea chiar să trimiteți un e-mail unui coleg și să spuneți: „Am multe întrebări cu privire la asta. Poate că un apel ar fi mai ușor. Pot să vă sun în 5?”
Pasul 4. Limitați întreruperile
În timp ce pauzele strategice sunt utile, întreruperile în timpul timpului dvs. de lucru nu sunt. Întreruperile vă pot încetini, vă pot rupe ritmul de lucru și vă pot face să vă pierdeți gândul. Așadar, încercați să folosiți mesajele și mesajele vocale departe când știți că veți fi prea ocupat. Aceste instrumente nu sunt destinate doar atunci când nu sunteți fizic la birou; pot fi folosite atunci când ești prea înghițit. Mulți oameni au, de asemenea, o „politică a ușilor deschise”, dar nu trebuie să țineți ușa deschisă în orice moment. S-ar putea chiar să lăsați o notă prietenoasă pe ușă care să spună „Conferință în curs” sau „Ocupat. Reveniți mai târziu sau trimiteți un e-mail, vă rog.”
Pasul 5. Utilizați norul
Computarea în cloud merită luată în considerare, deoarece poate fi mai ieftină, scalabilă, mai eficientă și mai ușor de actualizat. Conținutul disponibil în cloud este deosebit de util, deoarece îl puteți accesa pe toate dispozitivele dvs.: computere, tablete, smartphone-uri etc. Spațiul de stocare în cloud servește, de asemenea, ca o formă primară sau secundară utilă de backup digital. Consultați-vă cu managerul IT sau cu furnizorul de software, deoarece este posibil să aveți deja o anumită cantitate de spațiu liber pe disc disponibil în cloud sau disponibil pentru o mică taxă anuală.
Pasul 6. Folosiți marcaje online
Principalele browsere au toate funcții de marcare, unde puteți salva și organiza adresele dvs. web preferate sau cele mai frecvent vizitate pentru acces rapid și ușor. Profitați de ele, astfel încât să nu uitați site-urile importante pentru a căuta știri sau actualizări din industrie.
Metoda 3 din 4: Folosirea timpului în avantajul dvs
Pasul 1. Evitați multitasking-ul
Toți experții par să fie de acord cu acest lucru. Deși poate suna rapid sau arata grozav la televizor, multitasking-ul nu este eficient și vă poate afecta efectivitatea organizațională. În schimb, dedicați-vă întreaga atenție unei sarcini pe rând, gestionați-o și treceți la următorul element din listă.
Pasul 2. Creați-vă un program sau un orar
Din fericire, majoritatea locurilor de muncă nu necesită programarea tuturor lucrurilor în fiecare zi. Cu toate acestea, păstrarea unui program de bază cu cele mai importante aspecte și cele mai importante sarcini și evenimente din ziua dvs. vă poate ajuta să vă mențineți sarcina.
- Stabiliți limite de timp pentru anumite activități. Unele sarcini nu necesită limite de timp stabilite, dar altele ar trebui să aibă parametri de timp pentru a vă crește productivitatea. Gândiți-vă la sarcini pe tot parcursul zilei, care tind să ia mai mult timp decât este necesar și să le acordați limite de timp în viitor.
- Buget suplimentar pentru alte activități. Unele sarcini, așa cum ați învățat din experiență, se încheie de obicei cu mai mult timp decât se aștepta, dar nu este neapărat un lucru rău. Pentru aceste tipuri de activități și pentru evenimente și întâlniri deosebit de importante, de exemplu, bugetați timp suplimentar înainte și după.
Pasul 3. Folosiți o aplicație temporizată, un cronometru sau un ceas cu alarmă
Acestea pot fi instrumente eficiente atunci când sunt utilizate cu ușurință. Unora le place să-și seteze alarmele cu 10, 15 sau 30 de minute înainte pentru a le oferi un timp de avertizare sau tampon înainte de o activitate. De asemenea, puteți seta alerte de memento.
Pasul 4. Evitați amânarea activităților
Întrebați-vă dacă amânarea este absolut necesară sau dacă acest îndemn este doar un exemplu de amânare. Dacă îl simțiți pe acesta din urmă, nu amânați puterea! Cu toate acestea, în cazurile în care amânarea totală sau parțială a unei activități este inevitabilă, asigurați-vă că luați notă de unde ați rămas și reprogramați cu planuri concrete. Alternativ, s-ar putea să veniți cu un plan de urgență. De exemplu, dacă trebuie să anulați o întâlnire personală, este posibil să puteți ține o conferință telefonică sau o conferință web.
Metoda 4 din 4: Rămâneți sănătos fizic și mental
Pasul 1. Luați pauze
Timpii morți mentali sunt importanți pentru productivitatea noastră și sunt sănătoși pentru minte. Uneori suntem atât de prinși de munca noastră încât nu ne oprim să facem pauze atât de necesare. Luarea pauzelor ne oferă odihna necesară, care ne îmbunătățește productivitatea, dar ne oferă și posibilitatea de a face un pas înapoi și de a întreba dacă ceea ce am făcut este sau nu cea mai eficientă utilizare a timpului nostru.
Pasul 2. Dormi mai bine
Fără un somn adecvat, s-ar putea să vă simțiți groggy, obosit sau letargic a doua zi, ceea ce vă poate afecta programul și eficiența la locul de muncă. Scopul este de șapte până la opt ore de somn neîntrerupt pe noapte.
Pasul 3. Nu te compara cu colegii de muncă
Majoritatea locurilor de muncă ale colegilor noștri sunt diferite de ale noastre și fiecare are diferite metode de organizare care lucrează pentru ei. O metodă care are sens și este eficientă pentru un coleg s-ar putea să nu fie cea mai bună metodă pentru tine și invers.
Pasul 4. Acceptați că organizația este un proces continuu
Nu vă așteptați să fiți perfecți. Organizarea este continuă și necesită o atenție continuă. Nu veți fi organizat în mod optim în fiecare zi, dar o mică organizare vă ajută să vă sporiți eficiența.
