Dacă lucrați într-un cabinet medical sau începeți propria practică, programarea programărilor pentru pacienți este una dintre cele mai importante sarcini ale dvs. Menținerea programului de programare bine organizat va asigura că niciun pacient nu se „pierde” în sistem și că atât pacienții, cât și medicii au o experiență plăcută în cabinet. Între timp, maximizarea productivității în programul dvs. vă va permite să rezervați mai multe întâlniri și să creșteți veniturile biroului.
Pași
Metoda 1 din 3: Configurarea unui sistem de programare a programărilor
Pasul 1. Lăsați pacienții să rezerve întâlniri prin telefon, personal și online
În acest fel, vă veți asigura că primiți cei mai mulți pacienți posibili și că nu pierdeți potențiali pacienți care nu pot face programări într-un mod anume. Permiterea persoanelor să facă programări online vă permite, de asemenea, să profitați de accesul online 24/7 și să permiteți pacienților să rezerve întâlniri după ore.
- În plus față de această eficiență suplimentară, pacienții declară, de asemenea, că se simt mai confortabili și mai puțin împovărați de auto-programarea online decât prin programarea la telefon.
- Există o gamă largă de programe online de programare a programărilor pe care le puteți achiziționa pentru a le utiliza în biroul dvs. Unele dintre cele mai populare programe software includ AppointmentPlus, Booker și Thryv. Desigur, vă puteți construi propriul software de programare dacă aveți abilități de codare și dezvoltare!
Pasul 2. Oferiți pacienților mai multe opțiuni pentru intervalul de timp pentru numirea lor
Veți dori să vă asigurați că le oferiți pacienților cât mai multe opțiuni posibil, astfel încât să poată alege cel mai bun interval de timp pentru programul lor particular. Acest lucru poate părea evident, dar este foarte important pentru a vă menține pacienții fericiți și pentru a reduce șansa ca aceștia să anuleze programarea din cauza unui conflict de timp.
De exemplu, în loc să întrebați un pacient dacă marți la 1:00 funcționează pentru ei, dați-i posibilitatea de a selecta orice interval de timp disponibil care funcționează pentru ei, cum ar fi marți între 1: 00-2: 00, 2: 00-3: 00 sau 4: 00-5: 00
Pasul 3. Luați jos informațiile de contact ale fiecărui pacient programat
Va trebui să le puteți contacta pentru a le reaminti o viitoare întâlnire sau pentru a reprograma următoarea rezervare. Asigurați-vă că solicitați numărul de telefon, adresa de e-mail și adresa de poștă ale persoanei la prima rezervare.
Dacă persoana face programarea personal sau prin telefon, cereți-i pur și simplu aceste informații. Dacă își fac programarea online, asigurați-vă că includeți o zonă în portalul dvs. online pentru informații de contact ale pacienților
Pasul 4. Trimiteți mementouri pacienților cu o zi înainte de programare
Dacă pacienții își uită timpul de programare și nu apar, acest lucru duce la un bloc imens de timp pierdut în programul dvs. Folosirea mementourilor reduce riscul ca pacienții să nu se prezinte la programări și astfel ajută la prevenirea acestei pierderi de timp.
- Apelarea sau trimiterea de mesaje către pacienți este cel mai bun tip de reamintire, deoarece este mai probabil să observe un apel sau un mesaj primit decât să vadă un e-mail nou într-un timp scurt.
- Utilizarea unui sistem de reamintire poate crește, de asemenea, anularea și reprogramarea programărilor nedorite, ceea ce poate determina pacienții să se simtă mai stăpâni și, prin urmare, să fie mai mulțumiți de orele de programare.
Pasul 5. Aveți un programator desemnat pentru birou
Dacă nu sunteți singurul responsabil cu menținerea programului de întâlniri pentru biroul dvs., angajați sau desemnați pe cineva care să fie principalul programator de întâlniri. Plasarea responsabilității pentru programarea întâlnirilor cu 1 persoană va permite o procedură de planificare mai regimentată și va duce la un program care să reflecte mai bine nevoile pacienților și preferințele medicilor individuali.
De exemplu, dacă o persoană este responsabilă cu programarea întâlnirilor, se poate concentra pe lucruri cum ar fi potrivirea anumitor pacienți sau afecțiuni cu anumiți medici în loc să-și împartă atenția între mai multe sarcini
Metoda 2 din 3: Triagerea pacienților în cadrul programului
Pasul 1. Grupați pacienți cu afecțiuni sau probleme similare în aceeași zi
Medicii, în general, apreciază tratarea pacienților similari spate-în-spate, deoarece adaugă consistență slujbei lor și îi pune într-o mentalitate medicală mai concentrată. Astfel, organizarea programului dvs. de întâlniri în acest fel va face atât medicii din cabinetul dvs. mai fericiți, cât și pacienții dvs. să primească un tratament mai eficient.
De exemplu, dacă există mai mulți pacienți care programează întâlniri pentru afecțiuni ale pielii într-o anumită săptămână, încercați să o configurați astfel încât întâlnirile lor să cadă în aceeași zi a săptămânii respective
Pasul 2. Utilizați o diagramă de triaj pentru a stabili prioritățile întâlnirilor pe baza seriozității
Graficul ar trebui să includă criterii precum simptomele raportate, urgența numirii și durata numirii. Când adăugați o nouă întâlnire la program, consultați acest grafic pentru a determina dacă rezervați întâlnirea în aceeași zi, în următoarele zile sau în următoarele câteva săptămâni.
- De exemplu, dacă o persoană sună pentru a face o programare și raportează simptome precum dureri intense și dificultăți de respirație, încadrați-le în program cât mai curând posibil, deoarece starea lor ar putea fi foarte gravă.
- Dacă nu există spațiu în program pentru a vedea imediat pe cineva cu o afecțiune urgentă și trebuie să reprogramați programarea unui alt pacient, puteți utiliza și diagrama pentru a stabili ce întâlniri pot fi amânate.
Pasul 3. Evitați rezervarea dublă a pacienților noi și a pacienților cu probleme complexe
Aceste întâlniri vor necesita mai mult timp și atenție decât vor avea nevoie pacienții care se întorc. În schimb, programați pacienții „care lucrează”, care necesită puțină atenție alături de pacienții noi, astfel încât asistenții medicali să poată efectua check-in-ul inițial pe un pacient nou în timp ce medicul lucrează cu pacientul care lucrează.
- Deși rezervarea dublă în acest mod vă poate ajuta să vedeți mai mulți pacienți într-o zi, vă poate determina să întâmpinați probleme atunci când apar circumstanțe neașteptate. Păstrați rezervarea dublă la minimum pentru a evita problemele de pe linie.
- Programarea pacienților „care lucrează” este, de asemenea, un mijloc bun de a tria pacienții în funcție de nevoile lor și de a lăsa mai mult spațiu de întâlnire pentru cei cu probleme mai grave.
Pasul 4. Planificați-vă programul în jurul fluctuațiilor sezoniere ale nevoilor pacienților
Pe baza datelor demografice ale clientelei dvs., veți vedea probabil o mulțime de întâlniri rezervate în aceeași perioadă a anului în mod regulat. Folosiți experiența din trecut pentru a prezice aceste fluctuații sezoniere și lăsați spațiu adecvat în program pentru a satisface nevoile pacienților dvs.
- De exemplu, este posibil să vedeți un număr mare de oameni care programează verificări pentru copiii lor la începutul unui nou an școlar, ceea ce vă va cere să încercați să lăsați spațiu pentru aceste întâlniri înainte și după școală în fiecare zi.
- În general, cele mai aglomerate perioade ale anului pentru cabinetele medicului includ începutul unui nou an școlar (adică august), sezonul alergiilor (adică aprilie-iunie) și sezonul gripal (adică octombrie-februarie).
Metoda 3 din 3: Menținerea unui program de programare eficient
Pasul 1. Creați o cronologie săptămânală pentru a vă organiza programul
Cronologia dvs. ar trebui să includă informații precum câți pacienți trebuie să-i programeze biroul în fiecare săptămână, câte ore pot lucra membrii personalului și câte zile poate aștepta un pacient înainte de a consulta un medic. Dacă aveți aceste informații în cronologie, vă va ajuta să echilibrați nevoile pacienților cu cele ale angajaților dvs. de la birou.
De exemplu, dacă știți că ați programat deja suficienți pacienți pentru a satisface nevoile cabinetului dvs. timp de o săptămână, puteți acorda prioritate programării pacienților care nu au condiții urgente în săptămâna următoare
Pasul 2. Folosiți programarea modificată a undelor pentru a evita acumularea pacientului
În acest model de planificare, programările pacienților sunt grupate aproape de începutul orei, iar sfârșitul orei este lăsat deschis. Cu acest tip de program, spațiul deschis de la sfârșitul orei funcționează ca un tampon pentru când programările se desfășoară mai mult decât se aștepta sau când apar alte circumstanțe neprevăzute.
- Modelul modificat de planificare a undelor va reduce drastic timpul de așteptare al pacientului, ducând astfel la o mai mare satisfacție generală a pacientului.
- Dacă aveți timp liber la sfârșitul orei, îl puteți folosi pentru a ajunge la alte sarcini din birou, cum ar fi depunerea documentelor, efectuarea de apeluri telefonice sau chiar organizarea de întâlniri ale personalului.
Pasul 3. Folosiți o listă de așteptare pentru a evita pierderea spațiului programat după o anulare
Având o listă de așteptare, puteți adăuga pacienți la program în ultimul minut dacă o întâlnire programată anterior este anulată. Acest lucru va reduce la minimum timpul și veniturile pe care cabinetul dvs. le va pierde atunci când un pacient vă anulează.
Creați-vă lista de așteptare într-un format digital și configurați-o astfel încât să puteți trimite instantaneu un text sau un e-mail pacienților de pe listă atunci când se deschide un interval de programare. Acest lucru este mult mai eficient decât să contactați pacienții de pe listă prin telefon
Pasul 4. Setați orele de sosire cu 20 de minute mai devreme decât orele de întâlnire
Acest lucru va oferi personalului de la stația de check-in o mulțime de timp pentru a aduna toate informațiile necesare de la un pacient înainte de programarea lor la medic. Organizarea orelor de programare în acest fel previne tipul de întârzieri care pot elimina programul unei zile întregi.
